Aprenda os 5 passos para conduzir reuniões mais produtivas

Você já esteve em uma reunião de trabalho que parecia não ter um objetivo? Já percebeu que ela se estendeu demais e você perdeu bastante tempo, que poderia ser destinado para outras atividades?

Isso é mais comum do que você imagina e acontece em muitas empresas. Por isso, aprender a fazer reuniões mais produtivas tem se tornado algo cada vez mais necessário nas organizações.

Para ajudá-lo, elaboramos uma lista com os 5 passos necessários para conduzir reuniões de forma correta e produtiva em sua empresa. Quer saber quais são eles? Então, não deixe de conferir.

1. Verifique se a reunião é realmente necessária

Algumas pessoas têm o hábito de fazer reunião para qualquer coisa. Isso não pode acontecer, principalmente em no mundo contemporâneo, em que as pessoas precisam ser multitarefas e realizar várias atividades ao mesmo tempo.

Por esse motivo, antes de convocar uma reunião, pense se ela é realmente necessária. O assunto poderia ser resolvido por e-mail ou por uma conversa rápida pelo Skype? Se a sua resposta for positiva, então não marque uma.

2. Convide apenas quem precisa participar

Ao convocar uma reunião, evite chamar pessoas que não precisam realmente estar ali. Pense com calma antes de convidar um colega ou funcionário para uma conversa em grupo e veja se ele, dentro de sua função na empresa, apresentará contribuições relevantes para a discussão ou não.

No caso de você abordar mais de um assunto na mesma reunião e uma pessoa precisar estar presente para discutir apenas um deles, você também pode dispensá-la assim que houver a mudança de tópicos, para que ela possa voltar às suas atividades.

3. Elabore as pautas a serem discutidas com antecedência

Uma boa dica para otimizar o tempo em uma reunião, é a de elaborar as pautas que serão discutidas anteriormente e enviá-las por e-mail para as pessoas que estarão presentes com certa antecedência.

Isso fará com que sejam reuniões mais produtivas e objetivas, evitando o desvio da conversa para outros assuntos que não estão previstos para serem comentados naquela data, economizando tempo e garantindo que as atividades dos funcionários sejam realmente realizadas.

4. Estime um tempo de duração para a reunião

Para que a reunião não tome muito o tempo das pessoas envolvidas, uma ideia interessante é estimular uma duração para cada assunto que será debatido e outro de modo geral.

Muitas empresas, inclusive, programam um despertador para serem avisados sobre o momento em que se faz necessário encerrar um assunto e iniciar outro.

5. Evite os desvios de assunto e atenção

Antes de iniciar uma reunião, comente aos presentes sobre a importância de manter o foco da conversa. Além disso, também é interessante orientá-los a desligarem os seus celulares para que ela não seja interrompida por ligações ou recebimento de mensagens no WhatsApp, por exemplo.

E então, gostou das nossas dicas para tornar as reuniões mais produtivas? Que tal continuar aprendendo e ler o nosso artigo com 5 dicas para ser produtivo em um ambiente barulhento? Temos certeza que também será útil para você.

Coach Luiz Porto

Coach Luiz Porto Autor

Graduado em Administração de Empresas, Pós Graduado em Gestão de Pessoas e Mestre em Comportamento Humano. Formado como Coach na SLAC (Sociedade Latino Americana de Coaching). Atua em Coaching e Gestão de Pessoas há mais de 10 anos e tem passagens por diversas empresas nacionais e multinacionais.

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