6 dicas para gerenciar seu tempo mais eficientemente

Em um momento em que os profissionais precisam se desdobrar para conseguir cumprir prazos e metas nas empresas, gerenciar o tempo é um desafio a ser superado.

Ser produtivo é bem mais do que fazer mais em menos tempo. Produtividade está intimamente ligada ao conceito de excelência, ou seja: não é o quanto você faz, e sim como é que você faz, pois a qualidade costuma se sobrepor ao volume.

Preparamos 6 dicas para você começar a gerenciar melhor sua rotina, continue a leitura.

1. Identifique prioridades

Definir o que fazer primeiro é uma preocupação recorrente para os gestores. Para resolver esse problema, comece criando o hábito de listar suas tarefas e compromissos do dia seguinte no fim do anterior.

Uma vez feito isso, você deverá ser capaz de identificar quais dos itens da lista são mais importantes. Use prazos como critério para determinar os itens prioritários.

Outra forma de triagem é elencar em quais das tarefas você deve se envolver pessoalmente e quais delas podem ser delegadas a terceiros ou adiadas.

Procure planejar apenas cerca de 70% do seu dia para que você seja capaz de lidar com urgências sem arruinar toda a sua programação.

2. Use a tecnologia para gerenciar o tempo

É dispensável dizer que você precisa ter uma agenda. Em vez disso, vamos recomendar que você a mantenha sempre atualizada e experimente utilizar uma versão online dela, que possa ser acessada de qualquer lugar, integrada ao seu smartphone, tablet e pc.

Experimente, também, passar a realizar reuniões por meio do Skype. Videoconferências podem te ajudar a economizar o tempo do deslocamento, além de serem mais práticas e econômicas.

Utilizar programas de gerenciamento financeiro também pode lhe ajudar a otimizar o tempo que você gasta em tarefas corriqueiras, como conferência de extratos bancários e relatórios contábeis.

3. Saiba delegar responsabilidades

Divida os objetivos da empresa com sua equipe e procure mantê-la sempre motivada e bem treinada.

Sempre separe um tempo em sua agenda para discutir problemas de rotina com seus colaboradores. Isso evita que você seja interrompido a todo momento e lhe aproxima da equipe, permitindo que identifique quais são as pessoas em quem você pode depositar mais confiança.

4. Planeje suas ações ao longo do tempo.

Uma boa execução depende de um bom planejamento. Essa é uma máxima da administração que, se seguida, pode evitar retrabalho e lhe poupar um tempo precioso.

Divida as grandes ações da sua empresa em tarefas menores e trace estratégias de ação a curto, médio e longo prazo, dessa forma você terá condições de alinhar seu planejamento diário com os objetivos da empresa.

5. Tome cuidado com roubadores de tempo

Procure observar se você não está passando mais tempo do que o necessário nas redes sociais. Você não deve deixar de usá-las, só tome cuidado, pois elas podem estar tirando o seu foco do trabalho.

Mesmo o e-mail corporativo exige esse tipo de reflexão. Procure estabelecer períodos menores ao longo do dia especificamente para conferir sua conta de correio eletrônico para garantir que você não gaste mais tempo com essa tarefa do que o necessário.

Desligar o smartphone quando for realizar tarefas que exijam foco absoluto pode ajudar também.

6. Preste atenção na sua saúde

Alimente-se bem, preferencialmente de 3 em 3 horas, para manter a mente desperta. Baixas de nutrientes podem afetar seu desempenho.

Programe pausas para descanso e inclua a prática de atividades físicas em sua rotina.

É comprovado que a prática de exercícios físicos traz benefícios inclusive para a sua criatividade, por ajudarem a esvaziar a mente das tensões do dia a dia.

Gerenciar o tempo não precisa ser um pesadelo. Basta adotar hábitos que lhe ajudem a manter uma rotina mais organizada e produtiva.  A adoção de novos hábitos pode ser algo trabalhoso no início, mas os benefícios futuros certamente compensam o esforço.

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Coach Luiz Porto

Coach Luiz Porto Autor

Graduado em Administração de Empresas, Pós Graduado em Gestão de Pessoas e Mestre em Comportamento Humano. Formado como Coach na SLAC (Sociedade Latino Americana de Coaching). Atua em Coaching e Gestão de Pessoas há mais de 10 anos e tem passagens por diversas empresas nacionais e multinacionais.

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