5 dicas para lidar melhor com tarefas com prazos curtos

Ser capaz de trabalhar sob pressão de forma assertiva e produzindo mais com menos recursos se tornou uma habilidade extremamente desejável no profissional contemporâneo. Isso porque esse profissional terá de gerenciar tarefas com prazos curtos no seu dia a dia e se não for capaz de se organizar, esse pode ser um desafio difícil de ser superado.

Preparamos 5 dicas para ajudar você a melhorar seu desempenho ao lidar com tarefas com prazos curtos.

1. Organização sempre vai ser a chave

Documente tudo! Sua memória pode falhar, mas não o papel. O primeiro passo para gerenciar diversas tarefas com deadlines muito próximas é ser muito organizado.

Trabalhe com um sistema de ordem diária, mantendo uma lista de tarefas elencando quais os principais pontos você tem que ter atenção no dia seguinte. Procure reservar dez minutos do fim de cada dia para planejar o próximo.

E não esqueça de manter a sua agenda sempre atualizada. Recomendamos que você use uma agenda online que permita sincronização com seu smartphone, tablete e pc, pela praticidade de ter todos os seus apontamentos sempre à mão.

2. Priorize para gerenciar tarefas com prazos curtos

Uma vez que você tenha sido capaz de identificar quais são suas tarefas, chegou a hora de definir quais dentre elas são mais urgentes.

Nessa hora você precisará determinar critérios de urgência. Os prazos são a primeira coisa a se considerar. Além disso, valores de contratos, contas mais lucrativas, todos esses itens podem lhe ajudar a determinar quais são as tarefas que devem ser as primeiras a serem finalizadas.

Defina também quais dos objetivos só podem ser executados por você, quais você pode delegar a terceiros e quais você pode apenas supervisionar.

3. Crie um cronograma de suas tarefas

Uma das piores coisas que pode acontecer é você deixar de cumprir uma tarefa que poderia ter sido facilmente encerrada apenas por não ter se atentado para a sua data limite.

Buscando evitar esse aborrecimento que pode gerar situações embaraçosas para os envolvidos é fundamental que você mantenha um cronograma de todos os projetos em que você está envolvido.

A execução deste passo vai depender de como está organizado o ciclo produtivo da sua empresa.

É recomendável que você mantenha cronogramas semanais, quinzenais e mensais das tarefas, de acordo com as necessidades da sua empresa.

4. Verifique sempre se o prazo pode ser cumprido

Uma vez que você tenha organizado seus compromissos e definido prioridades, é preciso que você se prepare para aqueles casos em que você não vai ser capaz de honrar o prazo combinado.

Nesse momento, é muito importante eliminar ruídos de comunicação quando for negociar novos prazos com sua equipe e clientes, para evitar retrabalho e minimizar o stress oriundo do não cumprimento daquilo que havia sido originalmente acordado..

Isso porque é preferível renegociar prazos e entregar um trabalho de maior qualidade do que honrar a deadline original e entregar um resultado inferior, o que pode ser tão danoso quanto para a sua reputação ou da sua empresa.

Por outro lado, renegociar prazos pode ser entendido por quem está do outro lado como um gesto de responsabilidade, desde que você seja honesto e direto.

5. Comece o quanto antes

Não tema a pressão! Até certo ponto ela é positiva, pois tira o profissional da zona de conforto e confere resiliência e amadurecimento profissional, esses percalços, quando superados, produzem um profissional melhor.

Então comece! Não deixe que o volume de trabalho o paralise. Pra começar imediatamente, comece planejando o seu dia de amanhã e prepare-se para se manter fiel ao planejado.

Conforme você for capaz de ir organizando seus dias, vá ampliando seu planejamento até ser capaz de se antecipar a todas as suas tarefas pendentes.

Gerenciar tarefas com prazos curtos pode ser bem mais simples do que aparenta num primeiro momento, basta apenas encontrar uma forma de se organizar e determinar o que realmente precisa ser feito e quando precisa ser feito. Uma vez que o processo seja iniciado, fica mais fácil trabalhar dar continuidade a ele.

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Coach Luiz Porto

Coach Luiz Porto Autor

Graduado em Administração de Empresas, Pós Graduado em Gestão de Pessoas e Mestre em Comportamento Humano. Formado como Coach na SLAC (Sociedade Latino Americana de Coaching). Atua em Coaching e Gestão de Pessoas há mais de 10 anos e tem passagens por diversas empresas nacionais e multinacionais.

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